Timemanagement

Timemanagement is een handig instrument die jou kan helpen jouw werkzaamheden of persoonlijke doelen doelmatig en doeltreffend in te plannen.  Timemanagement is het beheren van jouw tijd, zodat jij effectief en efficiënt kunt werken aan het bereiken van jouw doelen.

Als jij altijd tijd te kort komt, dan komt dit niet ten goede aan jouw gemoedsrust. Het leidt af en zorgt er voor dat er meer zaken niet of slecht af komen. Hierdoor krijg je meer werk, omdat je die dan moet corrigeren. Dit heeft weer gevolgen voor jouw productiviteit. Alleen met timemanagement word jij niet productiever. Daar is meer voor nodig. Het is belangrijk om voor jezelf helder te krijgen wat je moet doen. 

Doelen stellen

Doelen stellen is een van de beste manieren om jouw productiviteit te verhogen. Stel je moeilijkere doelen, dan ben jij meer gemotiveerd om te presteren dan als jij makkelijke doelen voor jezelf stelt. Een ander belangrijk iets wat het verschil kan maken tussen wel of niet slagen met timemanagement, is jouw zelfdiscipline.

Automatisme

Zorg dat terugkerende werkzaamheden een automatisme worden. Blijf gedisciplineerd en gemotiveerd. Ook als het een keertje niet helemaal gaat zoals jij zou willen. Pas jouw time management op de juiste manier toe. Je zult zien dat de doelen die jij stelt, gehaald worden. Je werkt meer ontspannen en hebt controle over jouw werkzaamheden. 

Drie factoren

Er zijn 3 factoren te benoemen:

 Wat moet je doen? Wat zijn de taken en/of werkzaamheden die van jou verwacht worden? 

 Stel doelen voor jezelf vast. Koppel aan deze tijdsmomenten vast. Bepaal wanneer iets af moet zijn

 Zelfdiscipline. Breng structuur aan in terugkomende werkzaamheden en maak er een automatisme van

Op welke termijn?

Time management kun je voor zowel:

Korte termijn 

 Lange termijn doelstellingen gebruiken.

Redenen niet efficiënt en effectief kunnen plannen

Wie weet wat hij wil bereiken, bewust vooruit denkt, houdt hierdoor tijd over voor andere zaken. Timemanagement is een combinatie van zelfdiscipline en doelbewust werken met haalbare doelen. Wat kunnen redenen zijn voor jou, dat jij jouw taken en afspraken niet efficiënt en effectief kunt plannen?

Oorzaken kunnen zijn:

  1. Chaotische werkplek
  2. Faalangst
  3. Perfectionisme 
  4. Geen nee kunnen zeggen
  5. Om punten te scoren bij een ander, adhoc zaken regelen waardoor jouw dagelijkse planning niet af komt.
  1. Een chaotische werkplek : 80% van alle zaken die jij op een bureau vindt gebruik je vaak nooit meer. Zorg dat jij overzicht houdt. 50% van de zaken die in de zogenaamde brievenbakjes liggen, kun je zo wegdoen. Het voordeel hiervan is dat je veel sneller vindt wat jij wel nodig hebt in plaats van heel die papierhandel te moeten gaan graven en zoeken. Een opgeruimd bureau zorgt ervoor dat ook jouw hoofd opgeruimd is. Kijk eens kritisch naar jouw bureau. Doe het nu! Onderneem actie en pas het consequent toe. Het zal jou rust en ruimte gaan geven om effectiever aan de gang te gaan met de zaken die wel moeten gebeuren.

  2. Faalangst : Iets wat we niet graag doen, stellen we makkelijk uit. Vaak zijn deze zaken die gedaan moeten worden van een redelijke prioriteit. Als jij dit blijft uitstellen, wordt de berg alleen maar hoger van werk dat nog gedaan moet worden. Tips die je kunnen helpen zijn hulptroepen inroepen die je kunnen helpen met het uitvoeren van de taak en van te voren aan te geven dat jij niet precies weet hoe je een begin moet maken met de klus. Stel je kwetsbaar op naar jouw baas of werkgever. Geef eventueel aan waar jij ondersteuning in kunt gebruiken.

  3. Perfectionisme : Soms willen we iets zo goed uitvoeren, dat we er maar mee bezig blijven. Hierdoor lukt het jou niet de taak voor een bepaalde tijd uit te voeren. Een perfectionist is vooral streng naar zichzelf. Het moet perfect zijn, anders is het niet goed genoeg. Ben jij zo iemand?  Ga dan werken met tijdsafspraken. Werk naar het moment toe dat het project af moet zijn. Doe dit consequent in alles wat je doet. Maak dit tot een automatisme.

  4. Geen nee kunnen zeggen : Veel mensen zeggen sneller ja dan nee. Zo nemen ze een probleem of taak van een ander over. Jij kunt iemand best helpen zijn taak of probleem op te lossen. Zorg er dan alleen wel voor dat de verantwoordelijkheid daarvan bij degene blijft, die met de vraag komt. Als jij dit niet doet, dan neem jij allerlei taken en zaken van anderen over die ervoor zorgen dat je eigen werk blijft liggen.  Blijf eigen baas over van de werkzaamheden die jij hebt.

  5. Om punten te scoren bij een ander, ad hoc zaken regelen, waardoor jouw dagelijkse planning niet af komt : Er zijn mensen die het zo prettig vinden om schouderklopjes en waardering te krijgen, dat daar werkzaamheden voor moeten wijken om deze schouderklopje te krijgen. We zetten onze prioriteiten en werkzaamheden ervoor opzij. Keerzijde is dan dat jouw eigen werk blijft liggen en niet af komt. Nadeel kan worden dat mensen steeds meer verzoeken bij jou neer leggen. Hierdoor kun je een ontevreden gevoel krijgen dat je nu alles voor een ander aan het oplossen bent en jouw werk zo niet of nooit af komt. Formuleer voor jezelf doelstellingen die jij in een bepaalde tijd wil halen. Maak daarvoor bijvoorbeeld een week- of dagplan. Aan de hand van dit plan werk jij gestaag naar jouw doelen toe.

Timemanagement toepassen voor lange termijn doelstellingen

Lange termijn doelen

Timemanagement is handig om toe te passen voor lange termijn doelstellingen. 

Wat wil jij bereiken in het leven? Wat vind jij leuk om te doen? Wat voor soort leven wil jij leiden? Welke doelen wil jij gaan halen? Wat voor soort werk ambieer jij? Wil je later doen?

Allemaal vragen om eens over na te denken en voor jezelf op een rijtje te zetten. Weet jij wat je (al) wilt worden? TOP! Weet jij ook welke vaardigheden en/of talenten je daarvoor nodig hebt? Welke stappen ga jij dan gedurende de jaren zetten om jouw doel te halen? Welke opleidingen heb je nodig? Waar kun je kennis vinden en ervaring opdoen die relevant is voor het doel wat jij wilt?

Planning

Maak planningen om tijdsmomenten in te bouwen voor jouw te behalen doel. Dit is zeker belangrijk om te doen met doelen voor de lange(re) termijn. Loopt alles volgens plan? Loop je voor of wijk je af? Zit jij nog steeds op het juiste pad naar je doel toe of ben je op een zijpad beland? Planningen kunnen jou helpen je te behoeden voor deze valkuil. Maak een planning voor een periode, waarin jij taken en doelen bepaalt die jij gedurende die periode wilt behalen. Maak jouw doelen en taken S.M.A.R.T.

Je kunt een planning maken voor een jaar/ kwartaal/ maand/ week/ dag.
Stel prioriteiten in jouw doelen en deel daar je tijd goed op in.

De maatschappij is erg aan het veranderen. 

Vroeger studeerde je. Vervolgens zocht en vond je een baan en had je een  baas waar je vervolgens de rest van je leven bij bleef werken. Inmiddels is het  arbeidslandschap verandert. Tegenwoordig jobhoppen wij en zijn er steeds  minder contracten voor onbepaalde tijd. Van jou als medewerker en persoon wordt verwacht dat jij je blijft leren ontwikkelen.